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Convertir une entreprise traditionnelle en une entreprise distante

peut être intimidant. Mais prenez les choses  étape par étape et vous y parviendrez.

Les entreprises à distance sont de plus en plus populaires, grâce à la possibilité de travailler hors site et aux nombreux avantages qui en découlent.

Ces avantages sont nombreux :

  • Vous paierez beaucoup moins en frais de location et de services publics.
  • Vous éviterez le trajet quotidien et la fatigue correspondante à vos employés.
  • Cela peut être perçu de manière très positive pour certain de votre personnel.
  • Et vous aurez la possibilité d’avoir des employés à temps partiel (puisque vous ne serez pas lié à un seul emplacement ou poste).

Cependant, convertir une entreprise traditionnelle en un modèle entièrement distant peut être intimidant. Mais, en le réalisant par étapes intelligentes, vous terminerez cette conversion sans affecter de manière significative vos chances de succès.

Voici les étapes pour transformer votre entreprise traditionnelle en entreprise distante :

 

  1. Évaluez vos besoins.

La première étape du processus est strictement analytique. Rassemblez autant d’informations que possible sur votre entreprise, vos besoins actuels et comparez à d’autres entreprises similaires qui ont fait la transition. Notez que toutes les entreprises n’occupent pas un créneau ou un secteur propice au travail à distance.
Ce sera l’occasion de déterminer s’il est rentable pour vous de passer à un modèle entièrement distant ou seulement par secteur.
Étudiez tous les processus ou routines actuellement gérés au bureau et prenez note de tout changement qui devrait se produire pour s’acquitter de ces responsabilités à distance.

2. Demandez l’aide des services à distance.

Si vous disposez actuellement de collaborateurs formés pour assurer le fonctionnement des divers services de votre entreprise, vous devrez peut-être trouver des alternatives.
Dans certains cas, cela peut impliquer vos employés déjà habitués à ces techniques.
Dans d’autres cas, il peut être plus judicieux d’externaliser votre travail vers une société de services distants.

Des plateformes de travail à distance gratuites ou semi-gratuite existent :

https://trello.com/fr

https://slack.com/intl/fr-fr/?eu_nc=1

 

  1. Centralisez vos systèmes.

Si vous n’avez pas complètement migré vers l’hébergeur cloud  vos logiciels et produits technologiques, c’est le moment.
Les plates-formes hébergées dans le cloud comme Dropbox ou Hidrive sont accessibles à partir de pratiquement n’importe quel système d’exploitation, sur n’importe quel appareil. Cela signifie que vos travailleurs distants auront des options pratiquement illimitées pour accéder aux fichiers importants, mettre à jour les données de votre entreprise et même interagir les uns avec les autres.
N’essayez pas de faire tout cela juste avant votre transition. Au lieu de cela, travaillez-y progressivement au cours des semaines et des mois précédant votre transition complète.

  1. Établissez un plan de communication.

La communication est l’élément le plus vulnérable de votre entreprise lorsque vous passez à un modèle distant.
Vos employés n’auront pas l’avantage de se parler et de se rencontrer en personne comme ils le faisaient auparavant, ils auront donc besoin d’un tout nouveau système de communication.

Soyez proactif et créez un précédent sur la manière dont vos équipes communiqueront entre elles. Dans certains cas, cela peut signifier de documenter qui est responsable d’envoyer des courriels à qui (et quand); et dans d’autres cas,

vous voudrez peut-être investir dans une nouvelle plate-forme comme Trello ou  Slack

(citées plus haut)  pour permettre une conversation plus fluide.

  1. Exécutez des essais.

C’est une mauvaise idée de supposer que votre modèle distant fonctionnera exactement comme vous l’aviez prévu. Ainsi, avant de finaliser vos plans, lancez de petits «essais» segmentés pour tester vos nouveaux systèmes.
Pour ce faire, faites en sorte que les différents services de votre organisation soient distants un par un ou que toute votre organisation ne se distancie que pendant une période limitée.
Les deux scénarios vous donneront la possibilité de vous concentrer sur les incohérences ou les problèmes à résoudre.

  1. Annoncez la transition.

Lorsque vous êtes convaincu que vous pouvez réussir sans bureau , annoncez officiellement que vous avez l’intention de faire la transition. Expliquez la date cible pour la fermeture de votre bureau ou d’une partie de vos services et, si nécessaire, attribuez à vos services individuels la possibilité de se distancer par étapes.
Communiquez de manière proactive avec les clients, les employés et les partenaires pour assurer une transition en douceur.

  1. Fixez des attentes fermes.

Avant de finaliser votre transformation, définissez des attentes fermes pour les nouveaux rôles et responsabilités de vos employés. Assurez-vous qu’ils comprennent les conséquences du non-respect des objectifs de productivité et ce qu’ils doivent faire s’ils se trouvent aux prises avec les nouveaux systèmes.
Plus vous avez documenté, mieux c’est, mais c’est aussi une bonne idée de laisser une certaine marge de manœuvre. Peu importe la façon dont vous planifiez, il y aura toujours des variables imprévues pour perturber votre vision.

Capitalisez sur la transition.

Si vous envisagez de rendre votre entreprise entièrement distante,

vous pouvez également profiter de tous les avantages, y compris la couverture médiatique et la visibilité que vous pourriez obtenir en adoptant le modèle.
Après avoir annoncé officiellement votre transition à vos employés, clients et partenaires, envoyez un communiqué de presse et lancez des conversations sur les réseaux sociaux.
Vous attirerez une visibilité supplémentaire en tant qu’entreprise avant-gardiste et vous attirerez peut-être l’attention des travailleurs à distance qui auront désormais la possibilité de travailler pour vous.

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